Nowe struktury raportowe rzadko wymuszają rewolucję w firmie. Znacznie częściej ujawniają zaniedbania narastające latami: niekompletną ewidencję, dane uzupełniane z pamięci, brak jednego miejsca, w którym majątek przedsiębiorstwa opisany jest w sposób pełny i uporządkowany. JPK_ST_KR działa właśnie w ten sposób. Sam obowiązek nie należy do skomplikowanych, kluczowe pytanie dotyczy jednak narzędzia, w którym prowadzona jest ewidencja.
Czego JPK_ST_KR wymaga od systemu, w którym pracujesz?
Struktura obejmuje ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, przekazywaną pozycja po pozycji, w formacie zgodnym ze schemą Ministerstwa Finansów. Nie jest to zestawienie zbiorcze, lecz pełne odwzorowanie ewidencji wraz z kompletem atrybutów: numerem inwentarzowym, datą przyjęcia do używania, wartością początkową, stawką i metodą amortyzacji, klasyfikacją oraz powiązaniami z dokumentami. Aby sprawdzić, w jaki sposób dane tego rodzaju gromadzone są w jednym środowisku, warto odwiedzić stronę odl.com.pl/system-erp, gdzie moduł środków trwałych pozostaje zintegrowany z księgą główną, a plik powstaje w wyniku eksportu, bez ręcznego łączenia informacji z kilku źródeł.
Kogo dotyczy nowy obowiązek i od kiedy?
Przepisy wprowadzają raportowanie etapami, w oparciu o wysokość przychodów oraz to, czy przedsiębiorstwo przesyła już pliki JPK_V7. Harmonogram rozłożony jest na kilka lat, dlatego część podmiotów raportuje wcześniej, a pozostałe dołączają w kolejnych okresach. Powielanie całego zestawienia terminów mija się tutaj z celem. Jeżeli chcesz ustalić, czy Twoja firma została już objęta obowiązkiem, zapoznaj się z artykułem „JPK_ST_KR – co to jest, kogo dotyczy i jak się przygotować?„, w którym rozpisano progi, daty oraz zakres podmiotów przypisanych do poszczególnych etapów.
Arkusz kalkulacyjny czy system? Różnice w codziennej pracy
Kwestia nie sprowadza się do tego, czy dane da się wprowadzić do arkusza. Istotne okazuje się to, co następuje później: przygotowanie pliku, jego walidacja oraz odtworzenie stanu ewidencji sprzed kilku lat podczas kontroli. Najważniejsze różnice:
- w arkuszu spójność danych zależy od dyscypliny osoby prowadzącej, w systemie od walidacji przy zapisie
- w arkuszu korekta pozostawia jedynie nową wersję pliku, w systemie zapisywana jest historia zmian wraz z autorem i datą
- w arkuszu uzgodnienie ewidencji z saldami kont wykonuje się ręcznie, w systemie amortyzacja księgowana jest automatycznie
- w arkuszu format raportu trzeba przygotować osobno, w systemie odpowiada za to gotowy eksport
- w arkuszu każdy rok raportowania wymaga tego samego nakładu pracy, w systemie największy wysiłek przypada na wdrożenie
Jakie funkcje modułu środków trwałych mają realne znaczenie?
Przy wyborze lub weryfikacji oprogramowania warto zweryfikować kilka obszarów, zanim zrobi to organ podatkowy:
- eksport do aktualnej struktury JPK, aktualizowany wraz ze zmianami schemy
- walidacja kompletności danych przed wygenerowaniem pliku
- obsługa ulepszeń, odłączenia części składowych oraz likwidacji z zachowaniem historii
- powiązanie każdej pozycji z dokumentem źródłowym i kontem księgowym
- system uprawnień oraz ślad rewizyjny wskazujący autora i zakres każdej zmiany
Jak zweryfikować gotowość firmy przed pierwszą wysyłką?
Najskuteczniejszym testem pozostaje wygenerowanie pliku na danych z zamkniętego roku obrotowego. Jeżeli system przygotuje go bez błędów walidacji, temat można uznać za zamknięty. Jeżeli proces zatrzyma się na brakujących atrybutach, powstaje konkretna lista zadań do wykonania z wyprzedzeniem, a nie w ostatnim tygodniu przed terminem. Warto przy tej okazji wskazać osobę odpowiedzialną za opisywanie nowo przyjmowanych środków trwałych, ponieważ większość braków wynika z nieprecyzyjnego podziału obowiązków.
Zakres raportowania strukturalnego będzie się poszerzał. Przedsiębiorstwo prowadzące ewidencję w jednym systemie zrealizuje kolejny obowiązek poprzez eksport danych. Firma opierająca się na arkuszach przy każdej nowej strukturze rozpocznie przygotowania od początku, a różnica ta będzie się kumulować z każdym kolejnym raportem.