Zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur został odroczony. Ministerstwo Finansów poinformowało, że ze względu na liczne problemy oprogramowania dopiero 1 lutego 2026 roku stanie się ono obligatoryjne dla dużych firm, a 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorstw. Pomimo tego, że organizacje mają jeszcze dużo czasu na przygotowanie się do zmian, już teraz warto podjąć działania, które pozwolą na bezproblemowe wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych.
Czym jest Krajowy System eFaktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie, o którym słyszeć mogło już większość polskich przedsiębiorców. Ten tworzony przez Ministerstwo Finansów program informatyczny ma za zadanie usprawniać proces fakturowania. Osiągnięte ma to zostać między innymi dzięki zapewnieniu możliwości wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.
Czym jednak są wspomniane faktury ustrukturyzowane? Są to cyfrowe dokumenty dopasowane do jasno określonych wytycznych. Muszą one przede wszystkim przybrać format pliku XML i być zgodne z wyznaczoną strukturą logiczną. Faktury ustrukturyzowane można wystawić za pomocą darmowego narzędzia dostępnego w Krajowym Systemie e-Faktur lub też przez zintegrowane z KSeFem oprogramowanie księgowe.
Prace nad Krajowym Systemem e-Faktur trwają już od 2020 roku. W 2022 roku oprogramowanie zostało natomiast udostępnione podatnikom VAT, którzy chcą z niego dobrowolnie korzystać. Momentem, w którym KSeF wywrze najbardziej znaczący wpływ na sytuację przedsiębiorstw, będzie jednak bez wątpienia wejście w życie obowiązku korzystania z systemu dla wszystkich polskich firm.
KSeF a cyfryzacja firmy
Stopień cyfryzacji przedsiębiorstwa jest obecnie jednym z ważnych czynników wpływających na produktywność danej organizacji. To od niego w dużej mierze zależy bowiem poziom automatyzacji i efektywność najważniejszych procesów biznesowych. Co warte uwagi, Krajowy System e-Faktur i cyfryzacja firmy to tematy, które mają ze sobą wiele wspólnego.
Zachęcenie polskich przedsiębiorstw do implementacji rozwiązań wspierających cyfryzację było jednym z powodów, dla których powstał Krajowy System e-Faktur. Dzięki korzystaniu z tego oprogramowania możliwa jest między innymi rezygnacja z przestarzałego papierowego obiegu dokumentów finansowych. Co jednak szczególnie istotne, przystosowanie firmy do wymagań KSeFu stanowi dla wielu organizacji pierwszy krok w kierunku osiągnięcia dojrzałości cyfrowej.
Aby rozwiązanie, jakim jest Krajowy System e-Faktur, mogło w znaczącym stopniu wpłynąć na poziom cyfryzacji polskich firm, korzystać z niego muszą jednak wszystkie przedsiębiorstwa. To właśnie dlatego KSeF jest w założeniu oprogramowaniem, które będzie obowiązkowe dla każdej organizacji.
Obligatoryjność Krajowego Systemu e-Faktur sprawiła, że oprogramowaniem tym interesowało się w ostatnich latach wiele polskich firm. Na motywację przedsiębiorstw do szybkiego wprowadzania niezbędnych zmian wpływał także niewątpliwie ustalony termin, od którego KSeF miał stać się obowiązkowy. Terminem tym był do niedawna 1 lipca 2024 roku. Jak się jednak okazało, wejście w życie obligatoryjności Krajowego Systemu e-Faktur zostanie po raz kolejny przesunięte.
Obowiązkowy KSeF od 2026 roku
Na potencjalne problemy wynikające z wdrożenia obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur uwagę zwracało wielu ekspertów. Mimo tego Ministerstwo Finansów zapewniało, że oprogramowanie i tak stanie się obligatoryjne w wyznaczonym wcześniej terminie. Wszystko zmieniło się jednak na początku 2024 roku.
Ministerstwo Finansów zapowiedziało początkowo jedynie, że termin obowiązkowego KSeFu zostanie odroczony. Nie podano jednak konkretnej daty, do której wszystkie organizacje będą musiały wdrożyć niezbędne zmiany. Ogłoszone zostały natomiast konsultacje z przedsiębiorcami oraz konieczność przeprowadzenia audytu, który wskaże wszystkie problemy związane z obecnym kształtem oprogramowania.
Wyniki audytu okazały się bardzo niepokojące. Ministerstwo Finansów przyznało, że system nie spełnia wymagań jakościowych i wydajnościowych, a wdrożenie jego obligatoryjności w zakładanym terminie mogłoby grozić paraliżem gospodarki. Sytuacja jest na tyle poważna, że konieczne będzie opracowanie nowej architektury systemu, co oznacza, że niemal wszystkie prace będą musiały zostać wykonane od początku.
Takie wyniki audytu przełożyły się na to, że termin obowiązku korzystania z oprogramowania został znacznie odroczony. Zgodnie z nowymi zapowiedziami Ministerstwa Finansów Krajowy System e-Faktur będzie obligatoryjny od 1 lutego 2026 roku dla firm, które w poprzednim roku osiągnęły 200 milionów złotych obrotów. Dla pozostałych podmiotów KSeF będzie natomiast obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 roku.
Odroczenie obligatoryjności KSeFu – co to oznacza dla firm?
Wydłużenie czasu na przygotowanie się do obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur z pewnością może być dobrą informacją dla wszystkich organizacji, które nie podjęły jeszcze działań mających na celu dopasowanie firmowej infrastruktury do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Będą one bowiem miały więcej czasu na staranne zaplanowanie wszelkich zmian i wdrożenie ich w odpowiednim dla siebie tempie.
Pewnym zagrożeniem jest jednak to, że przedsiębiorstwa odłożą implementację wspierających cyfryzację systemów na bliżej nieokreśloną przyszłość, a tym samym pozbawią się korzyści mogących płynąć z wykorzystania nowych technologii. Warto więc już teraz zaplanować odpowiednie działania, dzięki którym nie tylko lepiej przygotujemy się na obowiązkowy KSeF, ale także zwiększymy efektywność kluczowych procesów i zyskamy znaczną przewagę konkurencyjną.
Co jednak z firmami, które już wcześniej przygotowały się na nadchodzące zmiany?
Odpowiedź na to pytanie wymaga dokładnego przeanalizowania konkretnych działań podjętych przez przedsiębiorstwo. Jeżeli bowiem organizacja zdecydowała się na wdrożenie dobrego, aktualizowanego na bieżąco systemu, nie musi się martwić o konieczność implementowania dodatkowego oprogramowania.
W przypadku niektórych przedsiębiorstw może jednak okazać się, że przygotowane rozwiązanie nie będzie działać po zmianach, które zajdą w architekturze Krajowego Systemu e-Faktur. W takiej sytuacji konieczne może być zainwestowanie dodatkowych środków w dostosowanie systemu do nowej architektury. Bezpieczniejszą i łatwiejszą w implementacji opcją może być jednak wdrożenie profesjonalnej platformy takiej jak LOGITO. Tego typu oprogramowanie nieustannie dostosowywane jest do zmieniających się wymagań technicznych Krajowego Systemu e-Faktur, co zapewni naszej firmie spokój i bezpieczeństwo.
Jak przygotować się na nadchodzące zmiany?
Ze względu na konieczność ponownego przygotowania architektury Krajowego Systemu e-Faktur ostateczny kształt tego oprogramowania nie jest jeszcze dzisiaj znany. Już teraz dysponujemy jednak pewnymi informacjami, które pozwolą nam dostosować infrastrukturę firmową do nadchodzących zmian. Jakie działania warto więc podjąć?
Przede wszystkim powinniśmy zacząć od usprawnienia obecnych procesów firmowych. Ich optymalne działanie będzie kluczowe dla sprawnego dostosowania się do wymogu wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Jeśli nadal korzystamy więc z papierowego obiegu dokumentów finansowych, warto rozważyć jego cyfryzację. Będzie to możliwe dzięki wdrożeniu dobrego systemu usprawniającego zarządzanie finansami i księgowością.
Ważne jednak, by wybrany system był na bieżąco aktualizowany i dostosowywany do połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur. Jak mogliśmy się przekonać już wcześniej, integracja firmowego oprogramowania z KSeFem jest w przypadku średnich i dużych przedsiębiorstw niemal niezbędna dla osiągnięcia wysokiej efektywności. Bardzo dobrze sprawdzi się tu między innymi platforma LOGITO, która nie tylko pozwoli na wygodne korzystanie z przygotowanego przez Ministerstwo Finansów systemu, ale także zaoferuje dodatkowe funkcje zwiększające wygodę i usprawniające pracę.
KSeF – nie czekaj na ostatni dzwonek!
Termin wejścia w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może wydawać się obecnie bardzo odległy. W rzeczywistości jednak firmy, które nie podjęły jeszcze żadnych działań mających na celu wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów finansowych, powinny już teraz opracować szczegółowy plan działania. Jeśli wcześniej przygotujemy organizację na zmiany, nie tylko unikniemy niepotrzebnych komplikacji i pośpiechu, ale także znacznie szybciej odczujemy pozytywne efekty wdrożenia.
Nie możemy także zapominać o tym, że przygotowanie przedsiębiorstwa do obowiązkowego KSeFu to nie tylko analiza potrzeb oraz wdrożenie odpowiedniego systemu dla firm. Aby nowe oprogramowanie mogło spełniać nasze oczekiwania, konieczne może być także zmodyfikowanie kształtu lub etapów poszczególnych procesów oraz odpowiednie przeszkolenie pracowników. Dzięki wcześniejszemu podjęciu działań dostosowanie się do nowych wymogów będzie mogło przebiec bez żadnych problemów czy też przejściowego zmniejszenia efektywności pracy.
Jeśli zależy nam na tym, by nasze przedsiębiorstwo utrzymało lub nawet zwiększyło swoją efektywność, powinniśmy już teraz zainteresować się cyfryzacją najważniejszych obszarów działania organizacji. W tym celu warto skonsultować się ze specjalistami zajmującymi się tworzeniem oprogramowania dla firm. Dzięki pomocy ekspertów dużo łatwiej dobierzemy rozwiązania dostosowane do naszych potrzeb i w odpowiednim terminie wdrożymy zmiany, które pozwolą nam dopasować się do nowych realiów.